Archiviazione sostitutiva

Stampa registri o conservazione sostitutiva entro il 10 giugno 2021

Il chiarimento arriva dall’Agenzia dell’entrate in una risposta a un interpello del 9 aprile 2021 n. 236.

L’agenzia chiarisce cio’ che dalla norma non era evidente e che dagli interpreti fino ad ora era stato inteso in modo diverso.

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Per la verità un po’ di mancato coordinamento delle norme era evidente soprattutto con gli obblighi civilistici.

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Ebbene con la risposta all’interpello in commento l’Agenzia delle Entrate in maniera chiara e documentata afferma che:

tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità e i documenti fiscalmente rilevanti costituiti da registri tenuti in formato elettronico: 

  • possono non essere stampati fino al terzo mese successivo al termine al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica. In altre parole per il 2019 fino al 10 marzo 2021 termine rinviato di ulteriori tre mesi dall’art. 5 comma 16 del decreto legge 22 marzo 2021, n. 41 e pertanto fino al 10 giugno 2021.
  • Entro tale data – terzo mese ( o sesto mese per l’esercizio 2019)  successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi,  devono essere materialmente stampati oppure se il contribuente vuole mantenerli in formato elettronico devono essere posti in conservazione sostitutiva nel rispetto del d.m.17 giugno 2014 – e, quindi, anche del codice dell'amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso d.m. rinvia.

In sostanza l’Agenzia delle Entrata  nella sua risposta chiarisce che:

la norma contenuta nell’art. 7 c. 4 quater dl 357/1994 come modificata dall’art. 12-octies del  d.l. 34/2019 convertito dalla l. 58/2019 che prevede:

 «[…] la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza». 

non ha modificato le norme in tema di conservazione e tra queste, con specifico riferimento ai documenti informatici fiscalmente rilevanti – tra cui «- libro giornale e libro degli inventari; – scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali; -scritture ausiliarie di magazzino; – registro dei beni ammortizzabili; […] registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto, […]» 

In particolare, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le caratteristiche dell'immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (cfr. l'articolo 2), e devono essere conservati in modo tale che: 

a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; 

b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali. 

Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. 

Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357 [ossia entro «i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali» sempre che «non siano scaduti da oltre tre mesi», ndr.], convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489». 

In ultimo l'articolo 5, comma 16, del decreto-legge 22 marzo 2021, n. 41, in corso di conversione, ha previsto che  «Con riferimento al periodo d'imposta in corso al 31 dicembre 2019, il processo di conservazione di cui all'articolo 3, comma 3, del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014, recante disposizioni sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro i tre mesi successivi al termine previsto dall'articolo 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489». 

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